Dropbox. La herramienta definitiva.

Si eres de los usuarios que ya conoce el magnífico servicio DropBox, probablemente estés entre uno de estos dos grupos: O bien crees que es un servicio que no está mal y que sirve para guardar algunas cosas… o eres consciente de todo su potencial y te parece una herramienta imprescindible.

Tanto si eres de los del segundo grupo o especialmente si estás entre los primeros o incluso aún no conoces Dropbox, este artículo va destinado para ti.

Qué es DropBox

En primer lugar y por si, improbable caso, no conoces el servicio, lo primero que vamos a explicar es precisamente eso, qué es DropBox. En realidad es un concepto muy sencillo y ya aplicado otras veces, aunque no con tanto éxito ni tan bien llevado. Se trata nada más que de un disco duro. Eso si, es un disco duro virtual. Una unidad de disco accesible desde cualquier lugar del planeta, desde cualquier ordenador conectado a la red ya sea bajo Mac, Windows, Linux o desde cualquier aplicación que el servicio tiene para las distintas plataformas de teléfonos móviles. Lo más destacable sin duda, junto con su estupenda accesibilidad ya comentada, el hecho de su pasmosa velocidad y estabilidad. Nada que ver con lo que ofrecen sus competidores, iDisk incluido.

En DropBox, que por supuesto es gratuito en su versión normal, obtienes 2 Gb de espacio virtual. Más que suficientes para un uso cotidiano a nivel de usuario, aunque puedes ir aumentándolo en 250 Mb cada vez que invites a un amigo o si vas a darle un uso más profesional, optar por la versión de pago (bastante cara) y obtener hasta 100 Gb.

Para comenzar a usar DropBox, simplemente  crea tu cuenta, y descarga la aplicación para tu Sistema Operativo. La integración con éste es extraordinaria. Tanto en Mac como en Windows se presenta creando una sencilla carpeta en el lugar que elijas (Mis Documentos en Windows, por ejemplo y la carpeta del Home en Mac). Esta carpeta no se diferenciará en nada del resto de carpetas de tu ordenador. Si queremos copiar uno o varios archivos basta con arrastrarlos o sencillamente copiar y pegar. En el preciso instante en el que el archivo esté en la carpeta se iniciará la transferencia o sincronización.

Evidentemente no hace falta ningún programa para acceder desde un ordenador que no es el nuestro a nuestros archivos en DropBox. Desde un Ciber, desde casa de un amigo, un hotel o cualquier otro sitio, simplemente entramos en la web de DropBox, y tras identificarnos tendremos acceso a todos nuestros archivos.

Hay multitud de documentos o archivos que podemos necesitar estando lejos de nuestro ordenador. No solo libros en pdf para poder leer (que también), sino, por ejemplo, fotocopias del DNI o del Permiso de Conducir o del Pasaporte, copias de contratos de alquiler, de venta de nuestro vehículo… infinidad de documentos que podemos necesitar en un momento determinado y que para obtenerlo, en cualquier lugar del planeta, solo necesitas un ordenador. ¿Imaginas estar de viaje en el extranjero y sufrir un robo o una pérdida de tu documentación? ¿Y si no tienes ninguna fotocopia a mano? No pasa nada, tienes DropBox.

Compartir carpetas y documentos

Uno de los usos que se le puede dar ahora a Dropbox, aunque para mi no es el principal, no solo es poder acceder a ciertos documentos desde cualquier sitio sino poder compartirlos con otras personas. Da igual si es un archivo mp3, un documento de texto, fotografías, cualquier cosa. Es posible compartir cualquier carpeta de Dropbox, autorizar acceso a otros usuarios etc. Además todo lo que pongas en tu carpeta “Public” es susceptible de traducirse en un enlace que se puede enviar por correo, Twitter, etc. Cuando se haga click sobre é, se accede al contenido. Sencillo ¿verdad?.

Aún hay más, puesto que hay una carpeta especial llamada “Photos” donde puedes alojar a su vez otras carpetas con imágenes que quieres compartir. Automáticamente se creará una galería de fotos con una única dirección identificativa que también puedes enviar a quien quieras para que vea las fotografías desde su navegador.

Alojar librerías  on-line para sincronizar programas.

Sin duda alguna uno de los usos más potentes que le podemos dar a DropBox y con el que empezamos a ser  conscientes de su potencial, es el de usarlo como sincronizador de programas. Es decir, tenemos un programa instalado en varios ordenadores y queremos que sus opciones o sus datos estén sincronizados, pero lamentablemente el programa no tiene esa opción. No pasa nada. Podemos usar Dropbox para hacer que se sincronicen automáticamente. ¿Cómo? Es realmente sencillo. Yo lo uso con dos herramientas de las que denomino imprescindibles en mi ordenador, Things y 1Password. Voy a explicar cómo.

Realmente es curioso que aplicaciones como éstas (especialmente Things) no dispongan ya de este sistema de sincronización entre dos ordenadores (si lo tiene entre el ordenador y el iPhone), puesto que es en este tipo de funcionalidades donde radica precisamente su potencia. Como gestor de tareas (o de contraseñas en el caso de 1Password) puede darse el caso de tener más de un ordenador y querer que todas las tareas o las contraseñas se sincronicen automáticamente. O podemos necesitar esa sincronización entre el ordenador de casa y el del trabajo, pero la aplicación no lo permite. Aquí entra en escena DropBox.

Lo primero que necesitamos, obviamente, es tener el programa instalado en los dos (o más) ordenadores. En segundo lugar debemos localizar la librería que usan estos programas. Cuando Things o 1Password se abren, buscan esta librería que posee los datos de los proyectos, tareas o contraseñas. Este archivo se almacena físicamente en nuestro ordenador, generalmente en formato XML.

Lo que debemos hacer por tanto es simplemente alojar ese fichero en otro lugar, en una carpeta creada específicamente para ello dentro de DropBox y decirle a Things o 1Password que busque ahí cada vez que se abra. De ese modo no importa si tenemos uno, dos o cinco ordenadores. Si en todos ellos le decimos a la aplicación que utilice la librería que está en DropBox estaremos siempre trabajando sobre el mismo fichero, y por consiguiente, sobre los mismos datos que compartirán todos los ordenadores.

Instrucciones para Things.

  1. Vete a Usuario > Librería > Application Support > Cultured Code > Things
  2. Copia el archivo Database.xml y ponlo en tu DropBox. Aconsejo hacerlo en una carpeta exclusiva para ello. Como se puede ver en la captura de pantalla, yo lo tengo en una carpeta independiente también llamada Things.
  3. Pulsa la tecla Alt y a la vez haz clic sobre el icono Things.
  4. Verás que la aplicación no se abre, sino que aparece un cuadro de diálogo que nos permite entre otras opciones “Seleccionar una librería”.
  5. Se abrirá una ventana que nos permitirá navegar hasta localizar el archivo Database.xml. Lo seleccionamos y listo.
  6. Ya está. Cada vez que se abra Things se abrirá por defecto esa librería, de modo que la operación anterior sólo hay que hacerla una vez.
Instrucciones para 1Password.
  1. Es más sencillo aún que con Things. Una vez instalado abrimos el programa y vamos a 1Password > Preferences > General
  2. Una vez ahí vemos que existe la opción de mover (ojo, no crear nueva). Nos llevamos por tanto la librería como en el caso anterior a una carpeta exclusiva de DropbBox.
  3. Ya está. ¿Esperabas algo más?

Huelga decir que estos pasos hay que repetirlos en cada ordenador que queramos sincronizar. Desde este momento, cualquier cambio que hagamos, cualquier tarea que añadamos a Things o cualquier contraseña que queramos guardar con 1Password será automáticamente sincronizada con todos nuestros ordenadores.

Como hemos visto, el potencial de Dropbox y las distintas posibilidades de uso son inmensas. En este caso cada usuario es un mundo y casi hay tantos usos útiles de DropBox como usuarios que lo utilizan. Combinado con las aplicaciones para iPhone, Android y próximamente BlackBerry es una de las aplicaciones más poderosas que existen.

Aparte del uso ya comentado de guardar aquellos documentos que puedo siempre necesitar o de sincronizar las librerías de los programas, hay muchos otros usos como por ejemplo:

  • Ebooks para poder leer en cualquier sitio. Si tienes una carpeta con tus libros en pdf, puedes acceder a ellos desde tu teléfono en los viajes en tren, en el hotel, o en cualquier otro sitio. Lleva siempre tu biblioteca encima.
  • Guardar facturas de tus compras. Siempre puedes acceder a ellas, y siempre están disponibles si necesitas consultar cualquier dato.
  • Guardar plantillas de documentos que puedes necesitar en el trabajo y en casa (o continuar un trabajo ya empezado).
  • Simple intercambio de archivos entre ordenadores.
  • Sistema de Backup
  • Carpeta compartida para trabajar en un proyecto entre varias personas
  • Para definitivamente dejar guardado ese PenDrive que puedes perder y que a veces olvidas. Ya no lo necesitarás más.

¿Se os ocurre algún otro uso para DropBox?

Enlaces de interés:

Web de DropBox

Invitación con referencia para el servicio (con la que obtienes tu cuenta, y yo 250 mb más).

Guía rápida de DropBox de Berto Pena

Carlos JG

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