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Cómo usar Evernote y Omnifocus juntos

 

Para muchos usuarios, Evernote es el programa ideal para almacenar notas de cualquier tipo. Su uso es tan poderoso como ilimitada sea la imaginación del usuario. Desde simples recordatorios de datos o fechas hasta usos más avanzados como trabajos en equipo, almacén de páginas webs interesantes, tutoriales, etc. Del mismo modo, Omnifocus se ha convertido por méritos propios en el más completo programa de productividad. Potentísimo, versátil, muy configurable y sobre todo tremendamente útil, Omnifocus es el líder indiscutible tanto del más completo GTD, como de un sencillo programa de recordatorios para el trabajo. ¿No sería fabuloso poder combinar ambos? Pues es posible. Vamos ver cómo.

Evernote

En primer lugar, por si algún usuario aún no lo conoce, comentaremos que Evernote es sencillamente un programa para guardar notas. Aunque en realidad sólo hace eso, lo hace fabulosamente bien. Y lo hace además de forma gratuita tanto en su versión Mac, Windows, en su web y en sus versiones para dispositivos móviles.

Como hemos dicho al principio, este uso, sencillo en apariencia, puede resultar tan versátil y diferente como distintos son los usuarios que lo manejan. Evernote clasifica en las distintas libretas que podemos ir creando, por ejemplo las habituales trabajo, casa, online, webs, etc. Estas notas pueden ser escritas pero también imágenes, pdf, fotografías tomadas con el teléfono, notas de voz, webs completas, etc. Dado que no es el propósito de este artículo, vamos sencillamente a dar por encima algunos ejemplos de uso de Evernote:

  • Apuntar fechas y datos de cambio de aceite de nuestro vehículo.
  • Guardar números de serie de programas.
  • Llevar siempre a mano datos necesarios (el PUK de nuestra SIM, por ejemplo).
  • Apuntes de clase o reuniones.
  • “Banco” de ideas para artículos, libros o documentos
  • Almacén de tarjetas de visita de nuestros contactos profesionales en fotografías
  • Etc.

Por supuesto todas estas notas están instantáneamente sincronizadas entre todos nuestros dispositivos, de tal modo que una nota que tomemos en la web se verá inmediatamente reflejada en el programa de escritorio así como en nuestros iPhone, iPad, Android etc. Este es uno de esos programas que se convierte en absolutamente imprescindible una vez que empezamos a usarlo

Omnifocus

El otro programa del que estamos hablando es gestor de tareas Omnifocus. Si bien esta vez se trata de un programa de pago, podemos asegurar que vale cada céntimo que cuesta. Omnifocus es un programa fantástico que combina a la perfección la técnica más depurada del GTD con un sencillo pero potentísimo programa de recordatorios. Y ahí radica toda su fuerza, porque es tan tremendamente configurable que sirve perfectamente para usos tanto sencillos como profesionales. Con versiones Mac, iPhone y iPad con una sincronización estupenda, el programa puede servirnos no sólo para la gestión de tareas y organización de proyectos, sino también como repositorio de cualquier elemento que sea susceptible de convertirse en tarea, o que pueda pasar a engrosar la carpeta de un proyecto.

Y esto es precisamente lo que nos ha llevado a plantearnos la posibilidad de unir ambas plataformas y multiplicar así el potencial de ambas.

Trabajando juntos

Lo mejor para comprender el potencial de hacer trabajar juntas a estas dos bestias de la productividad es poner un ejemplo. Vamos a suponer que tenemos un número importante de notas en Evernote con usos tan variados como los que hemos explicado al principio. Una de ellas se refiere a la información recolectada en páginas webs e ideas que han ido surgiendo y tiene como objeto escribir este tutorial. De este modo necesitaremos tener acceso a esta nota desde una tarea de Omnifocus para que el programa nos avise en un momento determinado que tenemos que hacer esta tarea y nos muestre información de la misma.

Pues tan sencillo como hacer click derecho sobre la nota en Evernote y seleccionar la opción “copiar enlace de nota” como podemos ver aquí

Ahora dispondremos de un enlace que apunta a esta nota específica. Pues simplemente debemos acudir a Omnifocus y crear una nueva tarea (o editar una existente creada para ello ) y agregar este link, eso si, en el espacio reservado para las notas. Veremos como el título de la nota que habíamos creado en Evernote aparece ahora como un enlace.

Y así de sencillo. Ahora ya podemos editar esta tarea en Omnifocus para asignarle un proyecto, un contexto, un período de vigencia o simplemente para que nos avise de que lo realicemos en un momento determinado. Y lo mejor de todo es que está perfectamente vinculado, con lo que podemos realizar cambios en la nota de Evernote sin miedo, pues el link de Omnifocus siempre apuntará al cambio más reciente que hagamos.

Pero, por supuesto, esto no es todo. Sin necesidad de hacer ninguna otra cosa, estos enlaces en la tarea de Omnifocus apuntan en nuestros iPhone o iPad también a la nota de Evernote que tenemos allí, con lo que el trabajo o tarea que queramos realizar multiplica así las posibilidades exponencialmente. Es decir, podemos configurar nuestras notas y apuntes en nuestro iPad, hacer referencia a ella en una tarea de Omnifocus desde el ordenador y podemos luego abrir esa nota cuando la tarea nos avise desde el iPhone.

De este modo multiplicamos tremendamente las posibilidades, ya de por si excelentes, que nos ofrecen ambos programas por separado.

¿Se os ocurre algún otro uso para combinar estos programas? Como siempre, podemos tratarlo en los comentarios.

|Vía AsianEfficiency